Hvordan samarbeide uten å være sammen? | Headshed | Cube

Hvordan samarbeide uten å være sammen?

Publisert 18/03/2020 av Steve Tolo

Det har lenge vært en trend mot mer distribuerte arbeidsformer, og den siste tidens hendelser har gjort dette svært aktuelt for mange bedrifter. Å jobbe sammen hver for seg har imidlertid noen utfordringer det også, ikke minst fra et ledelsesperspektiv.
I Headshed har vi siden oppstarten for 5 år siden jobbet og samarbeidet fra ulike kontorlokasjoner, til ulike tider og tidvis fra ulike tidssoner, og vi vil gjerne dele noen av våre erfaringer.

Det kan være greit å starte med å si litt om bakgrunnen til at vi har jobbet på denne måten. 

  1. Vi har p.t. en distribuert organisasjon i Oslo og Trondheim (og Spania i ett år) som må samhandle tett
  2. Vi hadde i en periode engasjert et team fra Polen som jobbet sammen med oss på softwareutvikling
  3. Deler av selskapet deltok på TINC i Silicon Valley høsten 2017 samtidig som det foregikk prosjekter hjemme i Norge, 8 timer forskjøvet i tid
  4. Vi har samarbeidspartnere og kunder flere steder i landet som vi har tett samarbeid med
  5. Vi har hele tiden hatt fleksible ordninger for våre ansatte med mulighet for bruk av hjemmekontor

Så – her er våre beste tips for effektivt arbeid i et distribuert team.

#1 – Delingskultur, tillit og åpenhet

Grunnlaget for alt effektivt samarbeid er tillit, som igjen gir grunnlag for åpenhet og en delingskultur. Partene i samarbeidet må kunne stole på at man kan være åpen og transparent når det gjelder hva man gjør, utfordringene man møter og resultatene man faktisk leverer.

Klarhet i hva som er selskapets strategi, konkretisert ned i forståelige og målbare mål som alle føler eierskap til, hjelper selvsagt også. Det er først når alle i teamet skjønner hvorfor de gjør ting at tilliten, åpenheten og delingskulturen sitter i ryggmargen – det gjør at alle ledd i organisasjonen er rettet mot de samme målene, og hva som skal gjøres blir en naturlig konsekvens av hvor man ønsker seg.

Anbefalt lesning:
Simon Sinek – “Start With Why”

Et virkemiddel som vi har tatt i bruk for å etablere den delingskulturen som vi ønsker inkluderer for eksempel “daily standups”, som samler alle i teamet for en kort gjennomgang av hva man prøver å få til i løpet av dagen, hvilke hindringer som står i veien og hva man eventuelt trenger hjelp og støtte fra resten av teamet til. “Daily standups” er kjent for de fleste som jobber smidig/agilt med softwareutvikling, og vi bruker dette for hele teamet. Slike samlinger gjør det enklere for alle å føle seg trygge på at man jobber mot felles mål og avdekker raskt hvor det er mer behov for ekstra støtte eller hvor det er ressurser som er ledige til å få fart på andre deler av prosjektet.

Etter hvert som organisasjonen blir mer spesialisert, for eksempel i ulike prosjektavdelinger eller team, kan man ha ukentlige samlinger med hele teamet og fortsette med daglige standups i de mindre teamene. Det er viktig for disse møtene at de oppleves som relevante for de som er med i de – spesielt når man jobber distribuert. Ingenting er kjedeligere enn å sitte i møter og bare lytte på ting som ikke er relevant for det du driver på med, og det er ekstremt lite produktivt.

Anbefalt lesning:
Sutherland/Sutherland: “Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time”

Når teamet har et klart bilde av felles målsettinger og hver enkelt har et klart bilde av sine individuelle oppgaver er det på tide å gå i gang med arbeidet, og da blir det også viktig å kunne samhandle effektivt underveis. 

#2 – Verktøy for effektiv meldingsutveksling

Vi anbefaler sterkt å introdusere et godt verktøy for meldingsutveksling. I Headshed bruker vi Slack, men det finnes mange alternativer som også kan fungere bra. 

Det vesentligste du bør se etter i et verktøy for internkommunikasjon er muligheten til å veksle mellom viktig informasjon som skal ut til alle, informasjon som først og fremst er relevant for noen få, tema- eller prosjektbasert informasjon. Dette følger prinsippet i punkt 1 om at hvis det ikke er relevant for deg, skal du heller ikke være nødt til å få det med deg. Vi blir overlesset av informasjon hele tiden, og det går bort fryktelig mye tid i “omkobling” – altså å flytte oppmerksomheten over på noe nytt og tilbake igjen til det du egentlig holdt på med. Derfor bør verktøyet du velger også ha gode muligheter til å skru av og på varsling, og hver enkelt medarbeider bør ha mulighet til å styre dette selv, slik at man kan jobbe fokusert og uforstyrret når man trenger det.

Noen gode features/praksiser ved vår bruk av Slack:

  • Opprett temabaserte kanaler og gi alle tilgang til de aller fleste kanalene (åpenhet/transparens)
    Eksempelvis har vi en egen kanal for intern kommunikasjon på tvers i selskapet og egne kanaler for lokal informasjon som bare gjelder en lokasjon. Vi oppretter nye internkanaler for informasjon om kundene våre og har egne kanaler for hver “avdeling” internt (eks. markedsføring, salg, utvikling, kundestøtte etc.)
  • Sørg for at historikken bevares (betalt versjon) slik at alt du har skrevet er søkbart. Dette kommer du til å få bruk for før eller senere og det sparer deg for masse tid 
  • Når du integrerer de øvrige verktøyene du bruker (se punkt 3) med Slack, blir dessuten alle dokumenter, bilder, varslinger og informasjon fra andre applikasjoner tilgjengelig på den samme plattformen, for alle medarbeidere, noe som blant annet har gjort at vi nesten ikke bruker e-post til internkommunikasjon lenger, men kan finne alt i Slack. Alle ansatte gir tilbakemelding om at dette fungerer MYE bedre.

Slack finnes som mobilapp (i tillegg til desktop- og webversjoner), og vi har innført en policy om å slå av “notifications” på kveldstid for å unngå å skape en forventning om å være pålogget hele tiden.

#3 – Bruk skybaserte samhandlingsverktøy

I Headshed har vi ingen avhengigheter av lokale installasjoner og ingen lokal infrastruktur. ALT er skybasert. Effekten av dette er at vi kan dra et hvilket som helst sted, få tak i en PC og være operative på jobb i løpet av 15 minutter. Det er bare å logge seg inn og du er “på”. Dette drar også risikoen ned både med tanke på tap av informasjon, det gir økt sikkerhet og økt fleksibilitet. 

 

Her er en liste over de verktøyene vi bruker mest:

Kommunikasjon, informasjonsdeling, meldingsutveksling
Kalender, mailboks, videokonferanser med skjermdeling i møter produksjon/lagring/deling av dokumenter ++
Timeføring, prosjektoppfølging, bilag, lønn, reiseregninger, regnskap
Passord-database med plugins for mobil og browser som sikrer at du IKKE bruker samme passord på noen av skytjenestene dine. Denne er ekstremt viktig, og nyttig også for dine private passord. 
Vi bruker selvsagt vår egen løsning også. 🙂 Alt salg, kundeoppfølging og utgående aktivitet logges og følges opp i det verktøyet vi leverer til våre kunder.
Dette gir oss full kontroll og sikrer at alle lett kan se hva som er status for salg og kundeoppfølging til enhver tid.
For utviklingsteamet
Oversikt over utviklingsoppgavene og utviklingsprosessen – koblet til versjonskontroll
All kildekode håndteres av Git og lagres i vårt kode-repository (BitBucket)
System som kjører alle våre automatiske tester og gir oss tilbakemeldinger på evt. feil i systemet som er introdusert av endringer
Alle våre servere for web-applikasjon, database og andre komponenter kjører i skyen via datasentre i Irland (EU)

 

 

 

 

 

 

 

 

Det at vi jobber sammen hver for oss med skyen som bindeledd gjør at vi både har frihet til å organisere oss som vi vil og at vi er ansvarlige overfor hverandre. Dette er både nåtiden og fremtiden, tror vi – bare pass på å sette av tid til å henge sammen med folk når du har anledning, for man kan bli gal av å sitte for mye alene foran skjermen. Noen ganger må du skru av og gå ut og kjenne at du lever i en fysisk, håndfast og fantastisk verden. 

Lykke til med arbeidet – vi vil gjerne høre hvordan dere gjør det hos dere. Sammen er vi dynamitt!

 

Cube er et salg- og markedsføringsverktøy fra Headshed AS.

© 2019 Headshed AS. Personvernerklæring.
Nettside utviklet i samarbeid med Stoppeffekt AS.

Kontaktinfo

Nordre Berggate 2
7014 Trondheim

Edvard Storms gate 2
0166 Oslo

Norway
Org: 912976041 VAT info@headshed.com